Aflevering 1 van een serie blogs over Werken met De Verandermonitor

Een wendbare organisatie vraagt wendbare medewerkers

Mieke van den Berg
Bestuurder woningcorporatie Eigen Haard

Verduurzaming is het strategische thema waar wij op inzetten. Dat vraagt ook om aandacht voor wendbaarheid, van de organisatie en van medewerkers. Politieke en maatschappelijke ontwikkelingen maken flexibiliteit voor woningcorporaties steeds belangrijker. Als Amsterdamse woningcorporatie zien we bijvoorbeeld dat klanten meer zelf regie kunnen of willen nemen. Dan helpt het als medewerkers daarop in kunnen spelen vanuit regie over hun eigen werk en ontwikkeling.

Van origine zijn wij een stabiele organisatie met een lange termijn oriëntatie. En we zorgen goed voor onze huurders. Dat vertaalt zich ook naar onze medewerkers. Die werken hier lang, soms hun hele leven. Voor mensen die zich willen ontwikkelen zijn er veel mogelijkheden, maar ook hier geldt dat we die vooral aanbieden. We vragen op dat gebied niet zo veel, maar dat is aan het verschuiven. We verwachten dat mensen meer regie nemen over hun eigen ontwikkeling. Als je dan over wendbaarheid gaat nadenken ontstaat er wel een puzzel.

We waren op zoek naar de koppeling tussen het medewerkerstevredenheidsonderzoek en wendbaarheid. En we wilden dat MTO ook op een andere manier doen dan de vorige keer. Toen hadden we de bekende vragenlijsten, uitgebreide rapportages en waren het met name leidinggevenden die daar meer of minder mee deden. De afdeling HR heeft samen met een vertegenwoordiging vanuit de organisatie en de OR een nieuwe opzet bedacht voor wat we het medewerkersonderzoek 2017 zijn gaan noemen. We doen dan nog wel onderzoek onder alle medewerkers, maar niet naar ‘tevredenheidheid’. Overigens is de oorspronkelijke gedachte bij een MTO dat tevreden medewerkers productiever zijn. En vaak focussen we dan op zaken waar ze ontevreden over zijn. Die insteek gaat ons niet verder helpen.

Annelies Burger, onze manager HR, zegt over de nieuwe opzet: “We begonnen met de vraag wat we eigenlijk wilden bereiken met het onderzoek. Een interactieve sessie met afdeling HR en de klankbordgroep leverde drie belangrijke bouwstenen. Ten eerste wilden we medewerkers bewust maken van de rol die zij zelf kunnen spelen bij hun eigen inzetbaarheid. Ten tweede wilden werken vanuit een positieve insteek. En ten derde wilden we geen lange vragenlijst of een dikke rapportage. Hiermee is PlusPulse aan de slag gegaan. Zelf zijn we de nieuwe aanpak gaan promoten in de organisatie, bijvoorbeeld via pakkende posters en door bij alle afdelingen langs te gaan om te bespreken hoe we zouden gaan werken.”

Vervolgens hebben we een bijzondere ‘meting’ gedaan. Alle medewerkers en leidinggevenden zijn uitgenodigd voor een zogenaamde TOP-sessie. Daarin mengen we divisies en afdelingen van de organisatie. Tijdens die sessies interviewen collega’s elkaar over een concrete werksituatie waarin iemand z’n kwaliteiten goed kan inzetten, een huurder blij maakt, prettig werkt met iemand van een andere afdeling, fluitend naar huis gaat, etc. Vervolgens bespreken we de uitkomsten van die interviews met de groep deelnemers zodat zij een beeld krijgen van de TOP-dagen van meerdere collega’s. Natuurlijk is de vraag ook hoe medewerkers zelf kunnen zorgen dat zij vaker zo’n TOP-dag zouden hebben. In 37 sessies onderzoeken we zo het DNA van de hele organisatie. De uitkomsten laten prachtig zien wat ons leven geeft en waar we het voor doen.

De term TOP-dag sloeg bij ons goed aan en is een begrip geworden. We hebben het niet over De Verandermonitor of bijvoorbeeld De Wendbaarheidsmonitor gehad, maar we volgen wel dezelfde aanpak. We zijn begonnen met condities creëren. Vervolgens hebben we bruikbare informatie verzameld. Daar hebben we met de hele organisatie een dialoog over gevoerd. En ten slotte zijn we aan de slag gegaan met de integratie van de uitkomsten.

We hebben een korte rapportage verspreid in de hele organisatie. Geen uitkomsten per afdeling of alleen voor leidinggevenden, maar alle uitkomsten inzichtelijk voor iedereen. De waardering voor deze nieuwe opzet was positief. Driekwart van de organisatie heeft deelgenomen, de sessies zijn positief beoordeeld, onder meer vanwege de positieve insteek, het interviewen van een collega en omdat het over het werk ging. We hebben nauwkeurig inzicht gekregen in wat mensen waarderen aan het werk bij Eigen Haard en waar zij voor in beweging komen.

Annelies: “Verrassend was dat het vervolg ingewikkelder bleek dan verwacht. Een deel heeft ideeën en kan zelf verder. Maar een groter deel van de medewerkers kijkt dan toch eerst naar hun leidinggevende of naar Eigen Haard als organisatie. Als we eerlijk zijn, over dat vervolg hadden van tevoren nog niet zoveel bedacht. Een mooie oplossing die we inmiddels hebben gevonden is om de TOP-dag aan de orde te laten komen in de gesprekscyclus. Dat betekent dat leidinggevenden en medewerkers samen bespreken wat helpt om initiatief en inzetbaarheid te vergroten.”

Voor Eigen Haard hebben we drie resultaten bereikt. Ten eerste hebben de sessies gezorgd voor meer bewustzijn bij medewerkers over de ontwikkeling van de organisatie in combinatie met hun eigen ontwikkeling. Ten tweede hebben de ‘diagonale ontmoetingen’ – een mooi begrip van Annelies – bijgedragen aan de sfeer tijdens de sessies en aan het idee dat je onderdeel bent van een groter geheel. We komen uit een eilandencultuur, terwijl we steeds flexibeler en over de grenzen van divisies en afdelingen werken. Ten derde hebben we weer een stap gezet in de ontwikkeling naar meer wendbaarheid. Deze sessies zijn daar een onderdeel van. We trekken de lijn door naar volgende jaren en hebben daar nu een duidelijker richting voor. Komend jaar gaat het over (persoonlijk) leiderschap en teamdynamiek. Wat kan je zelf en samen met anderen om meer regie te nemen? Dat gaat onder anderen over minder afwachten, meer ruimte geven én nemen. Makkelijk gezegd, maar we hebben nu goed scherp dat dit vervolg vraagt.

Voor mijzelf heb ik twee inzichten opgedaan. Ten eerste over de kracht van het positieve frame. Dat heeft impact en ik ben echt blij met dat spoor, want het maakt zichtbaar waar onze kracht en energie zit. Ons DNA gaat over samenwerken, betekenis hebben voor onze klanten en de stad, veel minder over competitie, scoren of winst maken. Ten tweede geven de uitkomsten inzicht in onze huidige cultuur, in hoe ver we zijn met regie nemen en zelfredzaamheid. Daar zit nog wel wat confronterends, in dat wachten op Eigen Haard of anderen. Vanuit onze zorgzame historie snap ik het wel, maar tegelijk wil ik hier echt wat mee. Annelies kan dat goed in stappen zien. Zij ziet dat de nieuwe gesprekscyclus helpt. We krijgen daarmee steeds meer duidelijk wie welke hulp nodig heeft of juist ruimte kan pakken. Annelies ziet ook wat het aan leiderschap vraagt. En zij ziet dat TOP echt een begrip is geworden en ze houdt het levend. We gebruiken het als we complimenten geven, om ontwikkeling vanuit een positieve ervaring verder te brengen en verder te komen op de ingezette beweging.

PlusPulse heeft ons geholpen, of beter gezegd Kilian en Roeland. Hun persoonlijke, onbevangen, maar ook indringende werkwijze zorgde tijdens de sessies dat mensen snel met elkaar in gesprek gingen over hun werk en wat zij belangrijk vinden. Dat vraagt een goede sfeer en vertrouwen als je dat in groepen doet waar divisies en functies gemengd zijn. Daarnaast hebben ze de aanpak echt samen met ons ontwikkeld en zo gemaakt dat die bij ons paste, maar tegelijk de gewenste vernieuwing helpen aanbrengen. Met zo’n TOP-duo konden we in ons TOP-traject prima uit de voeten!

Wat vind jij inspirerend aan deze blog? We zijn benieuwd!
Je kunt onderaan de pagina reageren.

Lees ook de ervaringen van andere klanten die met De Verandermonitor werkten.